Klients
Šajā gadījuma izpētē aprakstīta sūtījumu piegādes pakalpojuma pārveide, ieviešot modernu IT infrastruktūru. Uzmanības centrā ir uzņēmums Cargobus, Igaunijā bāzēts sūtījumu un ekspresspiegādes pakalpojumu sniedzējs, kas darbojas visās trijās Baltijas valstīs. Tas ir atzīts uzņēmums ar labu reputāciju ātrā sūtījumu piegādē, izmantojot pasažieru pārvadājumu tīklus. Gadiem ilgi uzturot novecojušu IT sistēmu, uzņēmums saprata, ka modernizācija ir steidzami nepieciešama, lai saglabātu konkurētspēju arvien prasīgākā tirgū.
Problēma
2020. gadu sākumā Cargobus saskārās ar nopietnām darbības problēmām novecojušās informācijas sistēmas dēļ. Katrā procesa posmā – no pasūtījuma veikšanas līdz nodošanai – bija nepieciešams manuāls darbs, tāpēc darbs bija laikietilpīgs un neefektīvs. Sistēma nebija lietotājam draudzīga, kas vēl vairāk kaitināja darbiniekus.
Turklāt izaugsmi būtiski ierobežoja pienācīgu integrācijas saskarņu trūkums, kas bija kļuvis par tirgus standartu. Potenciālie klienti kā pamatfunkciju sagaidīja vienmērīgu API integrāciju un pasūtījumu masveida augšupielādi. Bez šīm iespējām pārdošanas sarunas bieži beidzās pirms to sākuma, jo neviens klients nevēlējās ievadīt datus manuāli.
Loģistikas koordinatoriem bija grūti noteikt vājās vietas, vadītājiem trūka reāllaika pārskata par rezultātiem, un grāmatvedībai bija grūtības sagatavot precīzus pārskatus par preču plūsmu. Sistēmas avārijas, īpaši maksimālās slodzes stundās, bieži apturēja darbu visās trijās valstīs. Svētku sezonas maksimumos neefektivitātes dēļ pasūtījumu apstrādes laiks dubultojās. Pārmaiņas vairs nebija izvēle – tās bija nepieciešamība.
Lēmums
Saprast pārmaiņu nepieciešamību ir viena lieta, bet veiksmīgi tās īstenot – pavisam cita. Līdz brīdim, kad tika pieņemts lēmums pārbūvēt IT infrastruktūru, uzņēmums jau bija veicis vairākus neveiksmīgus modernizācijas mēģinājumus, kas bija patērējuši ievērojamus finanšu līdzekļus. Neveiksmīgo projektu vēsture padarīja vadību piesardzīgu attiecībā uz turpmākiem ieguldījumiem.
Radās jautājumi:
Ko darīt, ja arī šis projekts neizdosies?
Ko darīt, ja resursi atkal tiks iztērēti bez taustāmiem uzlabojumiem?
Kā nodrošināt, ka jaunā sistēma atbildīs biznesa vajadzībām un veicinās turpmāku izaugsmi?
Neskatoties uz šīm bažām, uzņēmumam bija vērienīgs redzējums: dubultot savu tirgus daļu līdz vismaz 7% no visa sūtījumu piegādes tirgus. Pirms projekta veiktā tirgus izpēte liecināja par lielu pieprasījumu pēc ekspresspiegādes pakalpojumiem – ko lielajiem operatoriem bija grūti nodrošināt. Uzņēmumi aktīvi meklēja uzticamu nišas partneri steidzamiem sūtījumiem, un Cargobus bija labā pozīcijā, lai apmierinātu šo vajadzību.
Nākamajā solī Cargobus rūpīgi meklēja izstrādes partneri, kas spētu nodrošināt nepieciešamo funkcionalitāti. Izvērtējot vairākus risinājumus un piedāvājumus, tika izvēlēts B2B Trade OÜ – uzņēmums ar plašu pieredzi pasta nozares risinājumu izstrādē un spēcīgām vietējām atsauksmēm. Ar uzticamu partneri sākās izstrāde.
Risinājums
Sākotnējā biznesa procesu, finanšu darbību un informācijas plūsmu analīzē kļuva skaidrs, ka darba ir daudz. Lai gan maršrutu plānošana, resursu sadale un citas sūtījumu piegādes pamatplūsmas jau sen bija City & Carrier stiprās puses, esošā sistēma bija nepietiekama tādās kritiskās jomās kā pasūtījumu pieņemšana, nodošana un brauciena aprēķini.
Tā kā Cargobus piegādes tīkls lielā mērā balstījās uz starppilsētu autobusu līnijām, tika nolemts par brauciena aprēķinu pamatu izmantot GTFS (General Transit Feed Specification) formātu – unikāla pieeja sūtījumu piegādes nozarē. Lai gan sākumā sarežģīts, šis ietvars nodrošināja stabilu pamatu maršrutu plānošanai un sūtījumu izsekošanai reāllaikā. Rezultātā gan sūtītāji, gan saņēmēji sāka saņemt precīzas piegādes laika prognozes ar nozarē retu precizitāti.
Kā daudziem lieliem projektiem, arī šim bija savi kāpumi un kritumi. Sākotnējais plāns paredzēja pārveidi pabeigt 12 mēnešos, taču šis termiņš izrādījās nereāls. Sūtījumu piegādes informācijas plūsmas sarežģītība plānošanas posmā bija novērtēta par zemu. Rūpīgāks sākotnējais novērtējums un pakāpeniska ieviešana būtu bijuši noderīgi. Tā bija viena no galvenajām mācībām.
Galu galā jaunieviestā uzņēmuma līmeņa sūtījumu piegādes informācijas sistēma ievērojami vienkāršoja darbību un samazināja manuālo darbu visā uzņēmumā. Sistēma aptvēra visus biznesa aspektus – no uzlīmju izveides un maksājumiem līdz pārskatiem un biznesa analītikai. Pasūtījumu veikšana kļuva vienkāršāka un intuitīvāka. Sūtījumu pieņemšana kļuva vienmērīga, bez sistēmas lēnuma radītām aizkavēm. Loģistikas komandas varēja efektīvi plānot un izpildīt piegādes maršrutus, šķirošanā samazinājās kļūdu skaits, vadītāji ieguva uz datiem balstītu pārskatu par darbības efektivitāti, un grāmatvedība beidzot saņēma ERP integrāciju un precīzus finanšu pārskatus. Pats svarīgākais – pārdošanas komandas varēja aktīvi piesaistīt jaunus klientus, jo visas nepieciešamās integrācijas bija ieviestas un darbojās.
Rezultāts
Tagad, kad kopš ieviešanas pagājis zināms laiks, Cargobus ir ļoti apmierināts ar rezultātiem. Modernizētā sistēma veiksmīgi atrisināja ilgstošās darbības problēmas un radīja stabilu pamatu turpmākai izaugsmei. Atšķirībā no iepriekšējiem mēģinājumiem šī pārveide deva taustāmu labumu un izrādījās veiksmīga. Sadarbība ar City & Carrier turpinās, un notiek tālāka attīstība, lai ieviestu jaunākās ekspresspiegādes un sūtījumu tirgus tendences.
Šī gadījuma izpēte uzsver ne tikai modernas IT infrastruktūras nozīmi loģistikā, bet arī rūpīgas plānošanas, pareizu partnerību un stratēģiskas pieejas nepieciešamību digitālajā pārveidē.
Lai uzzinātu vairāk par to, kā smartDelivery var sniegt labumu jūsu loģistikas uzņēmumam, lūdzu, sazinieties ar mums
