Klient
Järgnev juhtumiuuring kirjeldab pakiveoteenuse muutumist tänu kaasaegse IT-taristu juurutamisele. Fookuses on ettevõte Cargobus, Eestis asuv paki- ja ekspressveo teenusepakkuja, mis tegutseb kõigis kolmes Balti riigis. See on tunnustatud ettevõte, mis on tuntud kiire pakivedu poolest reisijateveo võrgustiku abil. Pärast aastaid vananenud IT-süsteemi ülalpidamist mõistis ettevõte, et üha nõudlikumal turul konkurentsis püsimiseks on moderniseerimine hädavajalik.
Probleem
2020. aastate alguseks seisis Cargobus vananenud infosüsteemi tõttu silmitsi tõsiste tegevuslike väljakutsetega. Protsessi igas etapis – tellimuse esitamisest üleandmiseni – oli vaja käsitsitööd, mistõttu oli töö aeganõudev ja ebatõhus. Süsteem ei olnud kasutajasõbralik, mis suurendas töötajate rahulolematust.
Lisaks piiras kasvu oluliselt korralike integratsiooniliideste puudumine, mis oli muutunud turustandardiks. Potentsiaalsed kliendid ootasid põhifunktsioonina sujuvat API-integratsiooni ja tellimuste hulgilaadimist. Ilma nende võimalusteta lõppesid müügiläbirääkimised sageli enne algust, sest ükski klient ei soovinud andmeid käsitsi sisestada.
Logistikakoordinaatoritel oli raske kitsaskohti tuvastada, juhtidel puudus reaalajas ülevaade tulemustest ja raamatupidamisel oli raskusi täpsete aruannete koostamisega kaubavoo kohta. Süsteemi krahhid, eriti tipptundidel, peatasid sageli töö kõigis kolmes riigis. Pühadehooaja tipus kahekordistusid ebatõhususe tõttu tellimuste töötlemise ajad. Muutus ei olnud enam valikuline – see oli hädavajalik.
Otsus
Muutuse vajaduse mõistmine on üks asi, selle edukas elluviimine teine. Selleks ajaks, kui otsustati IT-taristu põhjalikult uuendada, oli ettevõte juba teinud mitu ebaõnnestunud moderniseerimiskatset, mis olid neelanud märkimisväärseid rahalisi vahendeid. Ebaõnnestunud projektide ajalugu muutis juhtkonna edasiste investeeringute suhtes ettevaatlikuks.
Tekkisid küsimused:
Mis siis, kui ka see projekt ebaõnnestub?
Mis siis, kui ressursid lähevad taas raisku ilma käegakatsutavate parandusteta?
Kuidas tagada, et uus süsteem vastab ärivajadustele ja toetab tulevast kasvu?
Vaatamata neile muredele oli ettevõttel ambitsioonikas visioon: kahekordistada oma turuosa vähemalt 7%-ni kogu pakiveoturust. Enne projekti tehtud turu-uuring näitas tugevat nõudlust ekspresspakiveo järele – midagi, mida suurtel operaatoritel oli raske pakkuda. Ettevõtted otsisid aktiivselt usaldusväärset nišipartnerit kiireloomuliste saadetiste jaoks ja Cargobus oli selle vajaduse täitmiseks heas positsioonis.
Järgmise sammuna otsis Cargobus põhjalikult arenduspartnerit, kes suudaks vajaliku funktsionaalsuse luua. Pärast mitme lahenduse ja pakkumise hindamist valiti B2B Trade OÜ – ettevõte, millel on suur kogemus postisektori lahenduste arendamisel ja tugevad kohalikud referentsid. Usaldusväärse partneriga algas arendus.
Lahendus
Äriprotsesside, finantstoimingute ja infovoogude esialgse analüüsi käigus selgus, et tööd on palju. Kuigi marsruutide planeerimine, ressursside jaotamine ja muud pakiveo põhitöövood olid ammu City & Carrieri tugevused, jäi olemasolev süsteem kriitilistes valdkondades – tellimuste vastuvõtt, üleandmine ja teekonna arvutamine – puudulikuks.
Kuna Cargobusi tarnevõrk tugines suuresti linnadevahelistele bussiliinidele, otsustati teekonna arvutuste alusena kasutada GTFS-vormingut (General Transit Feed Specification) – pakiveosektoris ainulaadne lähenemine. Kuigi alguses keerukas, andis see raamistik kindla aluse marsruutide planeerimiseks ja pakkide reaalajas jälgimiseks. Tänu sellele hakkasid nii saatjad kui ka saajad saama täpseid tarneaja prognoose, mille täpsus on valdkonnas haruldane.
Nagu paljudel suurprojektidel, oli ka sellel oma tõusud ja mõõnad. Algne plaan nägi ette muutuse elluviimist 12 kuuga, kuid see ajakava osutus ebarealistlikuks. Pakiveo infovoo keerukust oli planeerimisetapis alahinnatud. Põhjalikum algne hindamine ja etapiviisiline juurutamine oleksid olnud kasulikud. See oli üks peamisi õppetunde.
Lõpuks muutis uus ettevõtteklassi pakiveo infosüsteem töö oluliselt sujuvamaks ja vähendas käsitsitööd kogu ettevõttes. Süsteem kattis kõik äri aspektid alates siltide loomisest ja maksetest kuni aruandluse ja ärianalüütikani. Tellimuste esitamine muutus lihtsamaks ja intuitiivsemaks. Pakkide vastuvõtt muutus sujuvaks, ilma süsteemi aeglusest tingitud viivitusteta. Logistikameeskonnad said tõhusalt marsruute planeerida ja läbida, sorteerimisel vähenes vigade hulk, juhid said andmepõhise ülevaate tegevuse tõhususest ning raamatupidamine sai lõpuks ERP-integratsiooni ja täpse finantsaruandluse. Kõige tähtsam: müügimeeskonnad said aktiivselt uusi kliente kaasata, sest kõik vajalikud integratsioonid olid olemas ja töötasid.
Tulemus
Nüüd, mõni aeg pärast juurutamist, on Cargobus tulemustega väga rahul. Moderniseeritud süsteem lahendas pikaajalised tegevuslikud probleemid ja lõi kindla aluse edasiseks kasvuks. Erinevalt varasematest katsetest tõi see muutus käegakatsutavat kasu ja osutus edukaks. Koostöö City & Carrieriga jätkub ning käimas on edasiarendus, et võtta kasutusele ekspress- ja pakiveoturu uusimad trendid.
See juhtumiuuring näitab lisaks kaasaegse IT-taristu olulisusele logistikas ka hoolika planeerimise, õigete partnerluste ja strateegilise lähenemise vajalikkust digitaalsel ümberkujundamisel.
Et rohkem teada saada, kuidas smartDelivery saab sinu logistikaettevõttele kasu tuua, palun võta meiega ühendust
