Klientas
Šioje atvejo analizėje aprašomas siuntų pristatymo paslaugos pertvarkymas diegiant modernią IT infrastruktūrą. Dėmesio centre – įmonė Cargobus, Estijoje įsikūrusi siuntų ir greitojo pristatymo paslaugų teikėja, veikianti visose trijose Baltijos šalyse. Tai pripažinta įmonė, garsėjanti greitu siuntų pristatymu pasitelkiant keleivinio transporto tinklus. Ilgus metus palaikiusi pasenusią IT sistemą, įmonė suprato, kad norint išlikti konkurencingai vis reiklesnėje rinkoje būtina skubiai modernizuotis.
Problema
2020-ųjų pradžioje Cargobus susidūrė su rimtomis veiklos problemomis dėl pasenusios informacinės sistemos. Kiekviename proceso etape – nuo užsakymo pateikimo iki perdavimo – reikėjo rankinio darbo, todėl veikla buvo lėta ir neefektyvi. Sistema nebuvo patogi vartotojui, o tai dar labiau erzino darbuotojus.
Be to, augimą labai ribojo tinkamų integracijos sąsajų nebuvimas, nors jos jau buvo tapusios rinkos standartu. Potencialūs klientai kaip pagrindinės funkcijos tikėjosi sklandžios API integracijos ir masinio užsakymų įkėlimo. Be šių galimybių pardavimo derybos dažnai baigdavosi dar neprasidėjusios, nes nė vienas klientas nenorėjo duomenų vesti rankiniu būdu.
Logistikos koordinatoriams buvo sunku nustatyti kliūtis, vadovams trūko realaus laiko rezultatų apžvalgos, o buhalterijai buvo sunku parengti tikslias prekių srauto ataskaitas. Sistemos gedimai, ypač piko valandomis, dažnai sustabdydavo darbą visose trijose šalyse. Švenčių sezono piko metu dėl neefektyvumo užsakymų apdorojimo laikas padvigubėdavo. Pokyčiai nebebuvo pasirinkimas – jie buvo būtini.
Sprendimas
Suprasti pokyčių poreikį yra viena, o sėkmingai juos įgyvendinti – visai kas kita. Kai buvo priimtas sprendimas pertvarkyti IT infrastruktūrą, įmonė jau buvo atlikusi kelis nesėkmingus modernizavimo bandymus, kurie pareikalavo nemažai finansinių išteklių. Nesėkmingų projektų istorija vadovybę padarė atsargią dėl tolesnių investicijų.
Kilo klausimų:
O jei ir šis projektas nepavyks?
O jei ištekliai vėl bus iššvaistyti be apčiuopiamų patobulinimų?
Kaip užtikrinti, kad nauja sistema atitiks verslo poreikius ir skatins tolesnį augimą?
Nepaisant šių nuogąstavimų, įmonė turėjo ambicingą viziją: padvigubinti savo rinkos dalį iki bent 7% visos siuntų pristatymo rinkos. Prieš projektą atliktas rinkos tyrimas parodė didelę greitojo siuntų pristatymo paslaugų paklausą – ką didiesiems operatoriams buvo sunku užtikrinti. Įmonės aktyviai ieškojo patikimo nišinio partnerio skubioms siuntoms, o Cargobus buvo gerai pasirengusi šį poreikį patenkinti.
Kitu žingsniu Cargobus nuodugniai ieškojo kūrimo partnerio, galinčio užtikrinti reikiamą funkcionalumą. Įvertinusi kelis sprendimus ir pasiūlymus, ji pasirinko B2B Trade OÜ – įmonę, turinčią didelę pašto sektoriaus sprendimų kūrimo patirtį ir stiprių vietinių rekomendacijų. Su patikimu partneriu prasidėjo kūrimas.
Sprendimas
Pradinės verslo procesų, finansinių operacijų ir informacijos srautų analizės metu paaiškėjo, kad darbo yra daug. Nors maršrutų planavimas, išteklių paskirstymas ir kiti pagrindiniai siuntų pristatymo darbo srautai jau seniai buvo City & Carrier stiprybės, esama sistema buvo nepakankama tokiose svarbiose srityse kaip užsakymų priėmimas, perdavimas ir kelionės skaičiavimai.
Kadangi Cargobus pristatymo tinklas daugiausia rėmėsi tarpmiestinių autobusų linijomis, buvo nuspręsta kelionės skaičiavimų pagrindu naudoti GTFS (General Transit Feed Specification) formatą – unikalus sprendimas siuntų pristatymo sektoriuje. Nors iš pradžių sudėtinga, ši sistema suteikė tvirtą pagrindą maršrutų planavimui ir siuntų sekimui realiuoju laiku. Dėl to tiek siuntėjai, tiek gavėjai pradėjo gauti tikslias pristatymo laiko prognozes su sektoriuje retai pasitaikančiu tikslumu.
Kaip ir daugelis didelių projektų, šis turėjo savo pakilimų ir nuosmukių. Pradiniame plane pertvarka turėjo būti baigta per 12 mėnesių, tačiau šis terminas pasirodė nerealus. Planavimo etape buvo nepakankamai įvertintas siuntų pristatymo informacijos srauto sudėtingumas. Nuodugnesnis pradinis vertinimas ir etapinis diegimas būtų buvę naudingi. Tai buvo viena pagrindinių pamokų.
Galiausiai naujai įdiegta įmonės lygio siuntų pristatymo informacinė sistema gerokai supaprastino veiklą ir sumažino rankinį darbą visoje įmonėje. Sistema apėmė visus verslo aspektus – nuo lipdukų kūrimo ir mokėjimų iki ataskaitų ir verslo analitikos. Užsakymų pateikimas tapo paprastesnis ir intuityvesnis. Siuntų priėmimas tapo sklandus, be sistemos lėtumo sukeltų vėlavimų. Logistikos komandos galėjo efektyviai planuoti ir vykdyti pristatymo maršrutus, rūšiavime sumažėjo klaidų, vadovai gavo duomenimis grįstą veiklos efektyvumo apžvalgą, o buhalterija pagaliau gavo ERP integraciją ir tikslias finansines ataskaitas. Svarbiausia – pardavimo komandos galėjo aktyviai pritraukti naujų klientų, nes visos reikalingos integracijos buvo įdiegtos ir veikė.
Rezultatas
Dabar, praėjus tam tikram laikui po diegimo, Cargobus labai patenkinta rezultatais. Modernizuota sistema sėkmingai išsprendė ilgalaikes veiklos problemas ir sukūrė tvirtą pagrindą tolesniam augimui. Skirtingai nei ankstesni bandymai, ši pertvarka davė apčiuopiamos naudos ir pasirodė sėkminga. Bendradarbiavimas su City & Carrier tęsiamas, vyksta tolesnė plėtra, siekiant įdiegti naujausias greitojo pristatymo ir siuntų rinkos tendencijas.
Ši atvejo analizė pabrėžia ne tik modernios IT infrastruktūros svarbą logistikoje, bet ir kruopštaus planavimo, tinkamų partnerysčių ir strateginio požiūrio į skaitmeninę transformaciją būtinybę.
Norėdami sužinoti daugiau, kaip smartDelivery gali būti naudinga jūsų logistikos įmonei, prašome susisiekti su mumis
