Automatizētas darba plūsmas ietaupa kurjeru uzņēmuma laiku, jo rutīnas soļus pēc katra sūtījuma notikuma veic sistēma, nevis cilvēks: izveido piegādes apstiprinājumus (POD) un CMR dokumentus, nosūta tos klientam, informē saņēmējus un izveido regulārus kurjeru pasūtījumus. Pat neliels kurjeru uzņēmums var dienā pavadīt stundas, šādus dokumentus gatavojot un sūtot manuāli; noteikumi, kas iedarbojas uz notikumiem, novērš lielāko daļu šī darba.
Kas ir automatizēta darba plūsma loģistikā?
Automatizēta darba plūsma ir noteikums formā “kad notiek šis notikums, dari šo”. Notikums ir kaut kas, par ko sistēma jau zina: sūtījums pieņemts noliktavā, paka piegādāta, maksājums apstiprināts, pienācis laiks pēc grafika. Darbība ir solis, ko citādi veiktu dispečers vai biroja darbinieks: dokumenta izveide, ziņas nosūtīšana, pasūtījuma izveide. Kad noteikums ir iestatīts, tas darbojas vienādi katram sūtījumam.
Ko kurjeru uzņēmumam vajadzētu automatizēt vispirms?
Sāciet ar uzdevumiem, kas atkārtojas katram sūtījumam un notiek pēc noteikta parauga. Biežākie ir:
1. POD izveide
Kad piegāde pabeigta, piegādes apstiprinājums tiek izveidots un nosūtīts klientam automātiski. Nevienam dienas beigās nav jāvāc vadītāju paraksti vai fotoattēli un jāsaliek tie atskaitē.
2. CMR izveide
Starptautiskajos autopārvadājumos CMR pavadzīme tiek izveidota un nosūtīta uzreiz pēc sūtījuma pieņemšanas, izmantojot sistēmā jau esošos datus.
3. Saņēmēju paziņojumi ar vienreizēju kodu
Saņēmējs pirms nodošanas saņem vienreizēju piekļuves kodu. Tas apliecina, ka paka nonāk pie īstā cilvēka, un ir vajadzīgs, lai to izņemtu no pakomāta.
4. ETA paziņojumi
Klienti un saņēmēji iepriekš uzzina paredzamo ierašanās laiku. Saņēmējs, kurš zina, kad atbrauks kurjers, biežāk ir mājās, tātad mazāk atkārtotu piegādes mēģinājumu.
5. Grafika kurjeru pasūtījumi
Regulāras savākšanas, piemēram, katru darba dienu no tā paša veikala vai noliktavas, tiek izveidotas automātiski pēc grafika, nevis katru reizi ievadītas manuāli.
6. Ziņas par maksājuma statusu
Maksājumu apstiprinājumi un atmaksas klientam tiek nosūtīti uzreiz pēc statusa maiņas, bez manuālas pārbaudes.
Ko automatizācija maina ikdienas darbā?
| Bez automatizācijas | Ar notikumos balstītiem noteikumiem |
|---|---|
| Birojs sagatavo POD un CMR dokumentus pēc maiņas | Dokumenti tiek izveidoti notikuma brīdī un uzreiz nosūtīti |
| Saņēmēji zvana, lai uzzinātu, kad atbrauks kurjers | Saņēmēji saņem ETA paziņojumu un vienreizēju kodu |
| Regulāras savākšanas katru dienu tiek ievadītas manuāli | Savākšanas pasūtījumi tiek izveidoti pēc grafika |
| Jautājumi par maksājumiem tiek risināti pa vienam | Maksājumu apstiprinājumi un atmaksas tiek nosūtīti automātiski |
Galvenie ieguvumi ir mazāk rutīnas darba operatoriem, mazāk kļūdu, pārrakstot datus, un labāka saziņa ar klientiem, jo statusa atjauninājumi pienāk reāllaikā, nevis pēc pieprasījuma.
Kā automatizētās darba plūsmas darbojas smartDelivery?
smartDelivery darba plūsmu modulis ļauj definēt noteikumus, kas iedarbojas automātiski, kad notiek izvēlētais notikums. Katrs noteikums sasaista vienu notikumu ar vienu vai vairākām darbībām: CMR vai POD dokumentu izveidi, paziņojumu un vienreizēju kodu nosūtīšanu, ETA paziņojumiem, kurjeru pasūtījumu izveidi pēc grafika vai ziņošanu par maksājuma statusu. Noteikumi izmanto pasūtījumu, sūtījumu un piegāžu datus, kas smartDelivery jau ir, tāpēc atsevišķa datu ievade nav vajadzīga.
Kā ieviest automatizāciju soli pa solim?
- Uzskaitiet atkārtotos uzdevumus. Pierakstiet, ko birojs un dispečeri dara katram sūtījumam un cik laika dienā aizņem katrs solis.
- Izvēlieties vienu uzdevumu ar skaidru aktivizētāju. POD izveide pēc piegādes ir labs pirmais noteikums: notikums ir nepārprotams, un rezultātu ir viegli pārbaudīt.
- Darbiniet to paralēli manuālajam procesam. Nedēļu vai divas salīdziniet automātiskos dokumentus ar manuālajiem, pirms izslēdzat manuālo soli.
- Pievienojiet nākamo noteikumu. Pārejiet pie saņēmēju paziņojumiem un ETA paziņojumiem, pēc tam pie grafika pasūtījumiem.
- Regulāri pārskatiet noteikumus. Kad mainās klienti, dokumentu veidnes vai grafiki, atjauniniet noteikumus, nevis apejiet tos manuāli.
Kā izmērīt ietaupīto laiku?
Pirms sākuma izmēriet, cik biroja stundu dienā aizņem dokumenti, ziņas un pasūtījumu ievade. Pēc katra jaunā noteikuma izmēriet tos pašus uzdevumus salīdzināmā periodā. Sekojiet arī atkārtoto piegādes mēģinājumu daļai un klientu zvanu skaitam par statusu: abiem jāsamazinās, kad ieviesti paziņojumi un ETA paziņojumi.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kurus dokumentus var izveidot automātiski?
smartDelivery – piegādes apstiprinājumu (POD) pēc veiksmīgas piegādes un CMR pavadzīmes, pieņemot sūtījumu.
Vai automatizācija aizstāj dispečerus?
Nē. Tā pārņem rutīnas soļus, kas atkārtojas katram sūtījumam, lai dispečeri un birojs varētu nodarboties ar izņēmumiem un klientiem.
Vai automatizācija ir tikai lieliem kurjeru uzņēmumiem?
Nē. Pat neliels kurjeru uzņēmums var dienā pavadīt stundas ar atskaišu dokumentiem, tāpēc pirmie noteikumi ātri atmaksājas jebkurā mērogā.
Kā automatizācija palīdz neveiksmīgu piegāžu gadījumā?
ETA paziņojumi un vienreizēji kodi informē saņēmējus, kad atbrauks kurjers, un aizsargā nodošanu, kas samazina atkārtotus mēģinājumus. Vairāk rakstā loģistikas optimizācija kurjeru uzņēmumiem.
Nākamais solis: piesakiet smartDelivery demo, lai redzētu darba plūsmu moduli ar saviem datiem.
