Automatizuoti darbo srautai taupo kurjerių įmonės laiką, nes įprastus žingsnius po kiekvieno siuntos įvykio atlieka sistema, o ne žmogus: sukuria pristatymo patvirtinimus (POD) ir CMR dokumentus, nusiunčia juos klientui, informuoja gavėjus ir sukuria reguliarius kurjerių užsakymus. Net nedidelė kurjerių įmonė gali per dieną praleisti valandas rankiniu būdu ruošdama ir siųsdama tokius dokumentus; įvykių paleidžiamos taisyklės pašalina didžiąją dalį šio darbo.
Kas yra automatizuotas darbo srautas logistikoje?
Automatizuotas darbo srautas yra taisyklė „kai įvyksta šis įvykis, atlik tai“. Įvykis yra tai, apie ką sistema jau žino: siunta priimta sandėlyje, siuntinys pristatytas, mokėjimas patvirtintas, atėjo laikas pagal grafiką. Veiksmas yra žingsnis, kurį kitu atveju atliktų dispečeris ar biuro darbuotojas: sugeneruoti dokumentą, išsiųsti žinutę, sukurti užsakymą. Sukonfigūruota taisyklė veikia vienodai kiekvienai siuntai.
Ką kurjerių įmonė turėtų automatizuoti pirmiausia?
Pradėkite nuo užduočių, kurios kartojasi su kiekviena siunta ir vyksta pagal pastovų modelį. Dažniausios yra:
1. POD generavimas
Užbaigus pristatymą, pristatymo patvirtinimas sugeneruojamas ir nusiunčiamas klientui automatiškai. Niekam nereikia dienos pabaigoje rinkti vairuotojų parašų ar nuotraukų ir dėti jų į ataskaitą.
2. CMR generavimas
Tarptautiniame kelių transporte CMR važtaraštis sukuriamas ir išsiunčiamas iškart po siuntos priėmimo, naudojant sistemoje jau esančius duomenis.
3. Gavėjų pranešimai su vienkartiniu kodu
Gavėjas prieš perdavimą gauna vienkartinį prieigos kodą. Jis patvirtina, kad siuntinys pasieks tinkamą žmogų, ir reikalingas atsiimant iš paštomato.
4. ETA pranešimai
Klientai ir gavėjai iš anksto sužino numatomą atvykimo laiką. Gavėjas, žinantis, kada atvyks kurjeris, dažniau būna namuose, todėl pakartotinių pristatymo bandymų būna mažiau.
5. Kurjerių užsakymai pagal grafiką
Reguliarūs paėmimai, pavyzdžiui, kiekvieną darbo dieną iš tos pačios parduotuvės ar sandėlio, sukuriami automatiškai pagal grafiką, o ne kaskart įvedami rankiniu būdu.
6. Pranešimai apie mokėjimo būseną
Mokėjimų patvirtinimai ir grąžinimai klientui išsiunčiami iškart pasikeitus būsenai, be rankinio tikrinimo.
Ką automatizavimas keičia kasdieniame darbe?
| Be automatizavimo | Su įvykiais grįstomis taisyklėmis |
|---|---|
| Biuras ruošia POD ir CMR dokumentus po pamainos | Dokumentai sukuriami įvykio metu ir iškart išsiunčiami |
| Gavėjai skambina klausdami, kada atvyks kurjeris | Gavėjai gauna ETA pranešimą ir vienkartinį kodą |
| Reguliarūs paėmimai kasdien įvedami rankiniu būdu | Paėmimo užsakymai sukuriami pagal grafiką |
| Klausimai dėl mokėjimų sprendžiami po vieną | Mokėjimų patvirtinimai ir grąžinimai išsiunčiami automatiškai |
Pagrindiniai rezultatai – mažiau rutininio operatorių darbo, mažiau klaidų perrašant duomenis ir geresnis bendravimas su klientais, nes būsenos atnaujinimai pasiekia realiuoju laiku, o ne paprašius.
Kaip automatizuoti darbo srautai veikia smartDelivery?
smartDelivery darbo srautų modulis leidžia nustatyti taisykles, kurios paleidžiamos automatiškai įvykus pasirinktam įvykiui. Kiekviena taisyklė susieja vieną įvykį su vienu ar keliais veiksmais: CMR ar POD dokumentų generavimu, pranešimų ir vienkartinių kodų siuntimu, ETA pranešimais, kurjerių užsakymų kūrimu pagal grafiką ar pranešimais apie mokėjimo būseną. Taisyklės naudoja užsakymų, siuntų ir pristatymų duomenis, kurie smartDelivery jau yra, todėl atskiras duomenų įvedimas nereikalingas.
Kaip diegti automatizavimą žingsnis po žingsnio?
- Surašykite pasikartojančias užduotis. Užrašykite, ką biuras ir dispečeriai daro su kiekviena siunta ir kiek laiko per dieną užima kiekvienas žingsnis.
- Pasirinkite vieną užduotį su aiškiu paleidikliu. POD generavimas po pristatymo yra gera pirmoji taisyklė: įvykis vienareikšmis, o rezultatą lengva patikrinti.
- Vykdykite ją lygiagrečiai su rankiniu procesu. Savaitę ar dvi lyginkite automatinius dokumentus su rankiniais, prieš išjungdami rankinį žingsnį.
- Pridėkite kitą taisyklę. Pereikite prie gavėjų pranešimų ir ETA pranešimų, tada prie užsakymų pagal grafiką.
- Reguliariai peržiūrėkite taisykles. Kai keičiasi klientai, dokumentų šablonai ar grafikai, atnaujinkite taisykles, užuot jas apėję rankiniu būdu.
Kaip išmatuoti sutaupytą laiką?
Prieš pradėdami išmatuokite, kiek biuro valandų per dieną skiriama dokumentams, žinutėms ir užsakymų įvedimui. Po kiekvienos naujos taisyklės išmatuokite tas pačias užduotis per palyginamą laikotarpį. Taip pat stebėkite pakartotinių pristatymo bandymų dalį ir klientų skambučių dėl būsenos skaičių: abu rodikliai turėtų sumažėti įdiegus pranešimus ir ETA pranešimus.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kokius dokumentus galima generuoti automatiškai?
smartDelivery – pristatymo patvirtinimą (POD) po sėkmingo pristatymo ir CMR važtaraščius priimant siuntą.
Ar automatizavimas pakeičia dispečerius?
Ne. Jis perima rutininius žingsnius, kurie kartojasi su kiekviena siunta, todėl dispečeriai ir biuras gali skirti laiko išimtims ir klientams.
Ar automatizavimas skirtas tik didelėms kurjerių įmonėms?
Ne. Net nedidelė kurjerių įmonė gali per dieną praleisti valandas su ataskaitų dokumentais, todėl pirmosios taisyklės greitai atsiperka bet kokio dydžio įmonėje.
Kaip automatizavimas padeda esant nesėkmingiems pristatymams?
ETA pranešimai ir vienkartiniai kodai praneša gavėjams, kada atvyks kurjeris, ir apsaugo perdavimą, todėl pakartotinių bandymų būna mažiau. Daugiau straipsnyje logistikos optimizavimas kurjerių įmonėms.
Kitas žingsnis: užsisakykite smartDelivery demonstraciją, kad pamatytumėte darbo srautų modulį su savo duomenimis.
