Automatiseeritud töövood säästavad kullerfirma aega, sest iga saadetise sündmusele järgnevad rutiinsed sammud teeb ära süsteem, mitte inimene: loob kättetoimetamise kinnitused (POD) ja CMR-dokumendid, saadab need kliendile, teavitab saajaid ja loob korduvad kullertellimused. Isegi väike kullerfirma võib kulutada päevas tunde selliste dokumentide käsitsi koostamisele ja saatmisele; sündmuste peale käivituvad reeglid võtavad suurema osa sellest tööst ära.
Mis on automatiseeritud töövoog logistikas?
Automatiseeritud töövoog on reegel kujul „kui juhtub see sündmus, tee see“. Sündmus on midagi, millest süsteem juba teab: saadetis võeti laos vastu, pakk toimetati kätte, makse kinnitati, saabus graafikujärgne aeg. Tegevus on samm, mille muidu teeks dispetšer või kontoritöötaja: dokumendi loomine, sõnumi saatmine, tellimuse loomine. Kui reegel on seadistatud, töötab see iga saadetise puhul ühtemoodi.
Mida peaks kullerfirma esimesena automatiseerima?
Alustage ülesannetest, mis korduvad iga saadetisega ja järgivad kindlat mustrit. Levinumad on:
1. POD loomine
Kui kättetoimetamine on lõpetatud, luuakse kättetoimetamise kinnitus ja saadetakse kliendile automaatselt. Keegi ei pea päeva lõpus juhtidelt allkirju ega fotosid koguma ja neist aruannet kokku panema.
2. CMR loomine
Rahvusvahelises autoveos luuakse ja saadetakse CMR-saateleht kohe pärast saadetise vastuvõtmist, kasutades süsteemis juba olevaid andmeid.
3. Saaja teavitused ühekordse koodiga
Saaja saab enne üleandmist ühekordse ligipääsukoodi. See kinnitab, et pakk jõuab õige inimeseni, ja seda on vaja pakiautomaadist kättesaamiseks.
4. ETA-teavitused
Kliendid ja saajad saavad eeldatava saabumisaja teada ette. Saaja, kes teab, millal kuller tuleb, on sagedamini kodus, mis tähendab vähem korduvaid kättetoimetamiskatseid.
5. Graafikujärgsed kullertellimused
Regulaarsed pealevõtmised, näiteks igal tööpäeval samast poest või laost, luuakse graafiku järgi automaatselt, mitte ei sisestata iga kord käsitsi.
6. Makse oleku teated
Maksekinnitused ja tagasimaksed lähevad kliendile kohe pärast oleku muutumist, ilma käsitsi kontrollita.
Mida automatiseerimine igapäevatöös muudab?
| Ilma automatiseerimiseta | Sündmuspõhiste reeglitega |
|---|---|
| Kontor koostab POD- ja CMR-dokumendid pärast vahetust | Dokumendid luuakse sündmuse hetkel ja saadetakse kohe |
| Saajad helistavad, et küsida, millal kuller tuleb | Saajad saavad ETA-teavituse ja ühekordse koodi |
| Korduvad pealevõtmised sisestatakse iga päev käsitsi | Pealevõtutellimused luuakse graafikust |
| Makseküsimustele vastatakse ükshaaval | Maksekinnitused ja tagasimaksed lähevad välja automaatselt |
Peamised mõjud on operaatorite väiksem rutiinne töö, vähem vigu andmete ümbertippimisel ja parem suhtlus klientidega, sest olekuuuendused jõuavad kohale reaalajas, mitte nõudmisel.
Kuidas automatiseeritud töövood smartDeliverys töötavad?
smartDelivery töövoomoodul võimaldab määrata reegleid, mis käivituvad valitud sündmuse korral automaatselt. Iga reegel seob ühe sündmuse ühe või mitme tegevusega: CMR- või POD-dokumentide loomine, teavituste ja ühekordsete koodide saatmine, ETA-teavitused, kullertellimuste loomine graafiku järgi või makse olekust teatamine. Reeglid kasutavad tellimuste, saadetiste ja kättetoimetamiste andmeid, mis smartDeliverys juba olemas on, seega eraldi andmesisestust pole vaja.
Kuidas automatiseerimist samm-sammult juurutada?
- Pange korduvad ülesanded kirja. Märkige üles, mida kontor ja dispetšerid iga saadetisega teevad ja kui palju aega iga samm päevas võtab.
- Valige üks selge käivitajaga ülesanne. POD loomine pärast kättetoimetamist on hea esimene reegel: sündmus on üheselt mõistetav ja tulemust on lihtne kontrollida.
- Käitage seda paralleelselt käsitsi protsessiga. Võrrelge nädal või kaks automaatseid dokumente käsitsi koostatutega, enne kui käsitsi sammu välja lülitate.
- Lisage järgmine reegel. Liikuge edasi saaja teavituste ja ETA-teavituste juurde, seejärel graafikujärgsete tellimuste juurde.
- Vaadake reeglid regulaarselt üle. Kui kliendid, dokumendimallid või graafikud muutuvad, uuendage reegleid, mitte ärge lahendage seda käsitsi.
Kuidas säästetud aega mõõta?
Mõõtke enne alustamist, mitu kontoritundi päevas kulub dokumentidele, sõnumitele ja tellimuste sisestamisele. Pärast iga uut reeglit mõõtke samu ülesandeid võrreldava perioodi jooksul. Jälgige ka korduvate kättetoimetamiskatsete osakaalu ja klientide kõnede arvu oleku kohta: mõlemad peaksid langema, kui teavitused ja ETA-teavitused on kasutusel.
Korduma kippuvad küsimused
Milliseid dokumente saab automaatselt luua?
smartDeliverys kättetoimetamise kinnitust (POD) pärast edukat kättetoimetamist ja CMR-saatelehti saadetise vastuvõtmisel.
Kas automatiseerimine asendab dispetšerid?
Ei. See võtab üle rutiinsed sammud, mis korduvad iga saadetisega, nii et dispetšerid ja kontor saavad tegeleda erandite ja klientidega.
Kas automatiseerimine on ainult suurtele kullerfirmadele?
Ei. Isegi väike kullerfirma võib kulutada päevas tunde aruandedokumentidele, seega tasuvad esimesed reeglid end iga suuruse juures kiiresti ära.
Kuidas aitab automatiseerimine ebaõnnestunud kättetoimetamiste puhul?
ETA-teavitused ja ühekordsed koodid annavad saajale teada, millal kuller tuleb, ja kaitsevad üleandmist, mis vähendab korduvaid katseid. Loe lähemalt artiklist logistika optimeerimine kullerfirmades.
Järgmine samm: broneeri smartDelivery demo, et näha töövoomoodulit oma andmetel.
