Klient
Poniższe studium przypadku opisuje transformację firmy kurierskiej dzięki wdrożeniu nowoczesnej infrastruktury IT. Chodzi o Cargobus – estońskiego operatora przesyłek paczkowych i ekspresowych, działającego we wszystkich trzech krajach bałtyckich. To ugruntowane przedsiębiorstwo, cenione za szybkie dostawy paczek z wykorzystaniem sieci transportu pasażerskiego. Po latach utrzymywania przestarzałego systemu IT firma dostrzegła pilną potrzebę modernizacji, by pozostać konkurencyjną na coraz bardziej wymagającym rynku.
Problem
Na początku lat 2020. Cargobus zmagał się z poważnymi problemami operacyjnymi wynikającymi z przestarzałego systemu informatycznego. Na każdym etapie – od złożenia zamówienia po przekazanie przesyłki – potrzebna była praca ręczna, co czyniło procesy czasochłonnymi i nieefektywnymi. System był mało przyjazny dla użytkownika, co dodatkowo frustrowało pracowników.
Potencjał wzrostu był też mocno ograniczony z powodu braku odpowiednich punktów integracji, które stały się rynkowym standardem. Potencjalni klienci oczekiwali integracji przez API i masowego importu zamówień jako podstawowej funkcji. Bez tych możliwości rozmowy handlowe często kończyły się, zanim się zaczęły – żaden klient nie chciał ręcznie wprowadzać danych.
Koordynatorzy logistyki mieli trudności ze znalezieniem wąskich gardeł, menedżerom brakowało bieżącego wglądu w wyniki, a dział księgowości nie mógł przygotować dokładnych raportów o przepływie materiałów. Awarie systemu, zwłaszcza w godzinach szczytu, często paraliżowały pracę we wszystkich trzech krajach. W szczycie sezonu świątecznego czas obsługi zamówień wydłużał się dwukrotnie. Transformacja przestała być opcją – stała się koniecznością.
Decyzja
Dostrzec potrzebę zmiany to jedno, a skutecznie ją przeprowadzić – to drugie. Zanim zapadła decyzja o przebudowie infrastruktury IT, firma miała już za sobą kilka nieudanych prób modernizacji, które pochłonęły znaczne środki. Ta historia sprawiła, że zarząd podchodził ostrożnie do kolejnych inwestycji.
Pojawiły się pytania:
Co, jeśli i ten projekt się nie powiedzie?
Co, jeśli znów zmarnujemy zasoby bez realnej poprawy?
Jak upewnić się, że nowy system odpowie na potrzeby biznesu i napędzi przyszły wzrost?
Mimo tych obaw firma miała ambitną wizję: podwoić swój udział w rynku do co najmniej 7% całego rynku przesyłek paczkowych. Badania rynku przeprowadzone przed projektem wskazywały na duży popyt na ekspresowe dostawy paczek – usługę, z którą główni operatorzy sobie nie radzili. Firmy aktywnie szukały niezawodnego, niszowego partnera do obsługi pilnych przesyłek, a Cargobus był dobrze przygotowany, by tę potrzebę zaspokoić.
W kolejnym kroku Cargobus dokładnie przeanalizował rynek w poszukiwaniu partnera technologicznego, który dostarczy wymaganą funkcjonalność. Po ocenie wielu rozwiązań i ofert wybrano B2B Trade OÜ – firmę z dużym doświadczeniem w tworzeniu rozwiązań dla sektora pocztowego i mocnymi lokalnymi referencjami. Z zaufanym partnerem rozpoczęto prace rozwojowe.
Rozwiązanie
Już wstępna analiza procesów biznesowych, operacji finansowych i przepływów informacji pokazała, że czeka nas sporo pracy. Planowanie tras, przydział zasobów i inne kluczowe procesy dostaw paczek od dawna były mocną stroną City & Carrier, jednak dotychczasowy system zawodził w krytycznych obszarach, takich jak przyjmowanie zamówień, procedury przekazania i wyliczanie przejazdów.
Ponieważ sieć dostaw Cargobus opierała się w dużej mierze na międzymiastowych liniach autobusowych, postanowiono, że podstawą wyliczania przejazdów będzie format GTFS (General Transit Feed Specification) – podejście unikalne w branży przesyłek. Choć początkowo złożone, zapewniło solidne fundamenty dla planowania tras i śledzenia paczek w czasie rzeczywistym. W efekcie nadawcy i odbiorcy zaczęli otrzymywać precyzyjne szacunki czasu dostawy z dokładnością rzadko spotykaną w branży.
Jak wiele dużych projektów, i ten miał swoje wzloty i upadki. Pierwotny plan zakładał zakończenie transformacji w 12 miesięcy, ale ten termin okazał się nierealny. Na etapie planowania niedoszacowano złożoności przepływu informacji w dostawach paczek. Dokładniejsza wstępna analiza i wdrażanie etapami przyniosłyby korzyści. To była ważna lekcja.
Ostatecznie nowo wdrożony system informatyczny klasy enterprise do obsługi przesyłek znacząco usprawnił działalność i ograniczył pracę ręczną w całej firmie. System objął wszystkie obszary biznesu – od generowania etykiet i płatności po raportowanie i business intelligence. Składanie zamówień stało się prostsze i bardziej intuicyjne. Przyjmowanie paczek przebiegało płynnie, bez opóźnień spowodowanych wolnym działaniem systemu. Zespoły logistyczne mogły sprawnie planować i realizować trasy, w sortowni spadła liczba błędów, menedżerowie zyskali oparty na danych wgląd w efektywność, a dział księgowości wreszcie otrzymał integrację z ERP i dokładne raporty finansowe. Co najważniejsze, dział sprzedaży mógł aktywnie pozyskiwać nowych klientów, bo wszystkie niezbędne integracje były gotowe i działały.
Rezultat
Dziś, po pewnym czasie od wdrożenia, Cargobus jest bardzo zadowolony z efektów. Zmodernizowany system rozwiązał długotrwałe problemy operacyjne i dał solidne podstawy do dalszego rozwoju. W przeciwieństwie do wcześniejszych prób ta transformacja przyniosła wymierne korzyści i okazała się sukcesem. Współpraca z City & Carrier trwa – kolejne prace rozwojowe uwzględniają najnowsze trendy na rynku przesyłek ekspresowych i paczkowych.
To studium przypadku pokazuje nie tylko znaczenie nowoczesnej infrastruktury IT w logistyce, ale też potrzebę starannego planowania, właściwych partnerstw i strategicznego podejścia do transformacji cyfrowej.
Aby dowiedzieć się, jak smartDelivery może pomóc Twojej firmie logistycznej, skontaktuj się z nami
